CZAS ŻNIW

Jak systemy business intelligence usprawniają analizę danych w rolnictwie. Case Study firmy PROCAM Polska.

Czy zaawansowane analizy biznesowe są domeną jedynie sektora finansowego? Nic bardziej mylnego – business intelligence sprawdza się w wielu „przyziemnych” sektorach gospodarki. Na przykład w rolnictwie, czego doskonałym przykładem jest spółka PROCAM, specjalizująca się we wsparciu produkcji rolnej.

Spółka PROCAM założona ponad 15 lat temu prowadzi aktywną działalność w sektorze dystrybucji materiału siewnego, środków ochrony roślin, nawozów oraz doradztwa agronomicznego.

Początki były trudne – polscy rolnicy nie byli w stanie w pełni wykorzystywać potencjału prowadzonych upraw – dominowały małe, nisko wydajne gospodarstwa rolne. Po wejściu Polski do Unii Europejskiej rolnik stał się przedsiębiorcą rolnym, a część mieszkańców wsi wyzbywało się gospodarstw, w których produkcja była mało opłacalna. Szybko zachodzące zmiany na polskiej wsi i towarzysząca im komasacja ziemi stworzyły podstawy do rozwoju nowoczesnego rolnictwa.

Wraz z wejściem do Unii firma PROCAM zyskała nowego Partnera z Wielkiej Brytanii, który nabył 80% udziałów. Dziś PROCAM pod względem obrotów jest w pierwszej piątce polskich firm agrarnych, a wprowadzone nowoczesne metody zarządzania sprawiły, że PROCAM Polska jest obecnie większy pod względem obrotów od swego głównego, brytyjskiego udziałowca.

PROCAM to również lider we wprowadzaniu innowacji produktowych – wspólnie z polską firmą Bio-Gen oferuje produkty biologiczne minimalizujące udział chemii, skupiając się na nowatorskich procesach zasiewu i uprawy.

Uprawa roślin jest wyzwaniem!

PROCAM oferuje kompleksową ofertę doradczą, dostarczającą wszystko, co jest potrzebne do całorocznej produkcji rolnej. Począwszy od materiału siewnego, poprzez nawozy, aż po ochronę upraw. Firma oferuje produkty, które gwarantują najlepszy zwrot z inwestycji w wielu kategoriach w zależności od upraw i potencjalnych szkodników.

Główni klienci firmy to gospodarstwa powyżej 100 hektarów przy tradycyjnych zasiewach, a w przypadku sadownictwa to 15 ha. Dotarcie do odbiorców końcowych realizowane jest poprzez agronomów, którzy pełnią rolę doradców – oferując im zarówno produkty jak i całą technologię upraw.

Zróżnicowana oferta podzielona na różne grupy towarowe w zależności od regionu, pory roku, typu zasiewu, a z drugiej strony olbrzymi krąg odbiorców to olbrzymie wyzwanie dla zarządu firmy. Zwłaszcza że producenci rolni są w dużej części przez firmę kredytowani, zaś dostawcy stosują zróżnicowane formy rozliczeń na podstawie zrealizowanych zamówień.

Skąd ten business intelligence?

Założenie utrzymania wysokiej jakości usługi i produktów, a także indywidualne podejście do producentów i dostawców, przy szybkim wzroście firmy uwypuklił pierwsze problemy integracji dużych ilości danych z wielu źródeł z wewnętrznymi systemami. Potrzebne było narzędzie integrujące te dane i umożliwiające szybkie sporządzanie raportów, gdyż dotychczasowy sposób analizy był czasochłonny i narażony na występowanie błędów, a zarządzanie obsługą towarów w magazynie było utrudnione.

Pierwszą sekcją, w wybranej aplikacji QlikView, była obsługa sprzedaży. Oprogramowanie zostało przygotowane przez pracowników z firmy, z działu analiz. Jednak brak wzajemnych powiązań z różnymi źródłami danych przyczyniał się do powstawania utrudnień, doskwierał również żmudny proces ściągania danych. W roku 2019 podjęto decyzję o wykorzystaniu nowszej wersji – aplikacji Qlik Sense dającej większe możliwości w zakresie analizy i wizualizacji danych oraz wsparciu wewnętrznego zespołu kontrolingu przez konsultantów polskiego partnera Qlick. Zewnętrzne wsparcie skraca cały proces, pomagając na każdym jego etapie – od projektu narzędzia, poprzez wdrożenia, a kończąc na szkoleniach.

Aplikacja Qlik Sense ułatwił przygotowanie analiz, a konsultanci firmy partnera Qlick nie tylko przyspieszyli samo tworzenie aplikacji, ale również pomogli w zdefiniowaniu problemów i wypracowaniu rozwiązań. Bardzo szybko powstała obsługa należności i magazynu i równolegle powstała aplikacja kosztowa. Możliwe jest rozbicie danych na interesujący obszar i na osoby w ramach grup produktowych. Narzędzie jest łatwiejsze w użyciu i dostępne dla pracujących na tabletach agronomach. Oprogramowanie Qlik to w dużej mierze rozwiązanie typu self service, gdzie użytkownicy mogą obsługiwać aplikację samodzielnie. Wszystko działa w czasie rzeczywistym, co jest niezwykle istotną zaletą oprogramowania Qlik.

Obecnie firma zatrudnia trzy osoby w dziale analiz, w pracy z systemem wspomaga je jedna osoba z działu kontroli należności, zaś użytkownicy końcowi to dyrektorzy kategorii i regionów oraz kierownicy oddziałów. Dzięki narzędziu NPrinting raporty na temat sprzedaży i należności trafiają mailem do dyrektorów. W perspektywie tego typu analizy mają trafiać bezpośrednio do agronomów.

Użytkownicy dysponują jednorodnymi, spójnymi, przewidywalnymi i porównywalnymi danymi, które nie pozwalają na nieautoryzowaną ingerencję i dostęp, a kopiowanie i przesyłanie jest niemożliwe. Dzięki temu powstaje jeden – spójny obraz firmy.

Dzięki Business Intelligence udało się firmie PROCAM powiązać dostawców, sprzedaż, magazyn, należności w pełnym przekroju w połączeniu z danymi z systemu CRM. Firma ma pełną wiedzę na temat klienta – ile kupuje, jakie ma potrzeby produktowe, który pracownik zajmuje się obsługą – ułatwiając lepsze dopasowanie oferty.

Okiem użytkownika – czy to się opłaca?

Wyliczenie zwrotu z inwestycji nie jest proste, aczkolwiek możliwe, zaś korzyści są oczywiste.

To oszczędność czasu pracy – przed epoką systemów BI – 80% czasu poświęcane było na przygotowanie raportu, a 20% na jego analizę. Po wprowadzeniu BI proporcje zostały odwrócone. Większość czasu można poświęcić na faktyczną analizę uzyskanych wyników. Większa responsywność i wartość pozyskanych informacji to kluczowa zaleta. Bez narzędzi BI raporty, a w ślad za nimi analizy mają dużo mniejszą częstotliwość, bo ich przygotowanie zajmuje dużo więcej czasu. W przypadku Qlik raport jest dostępny na żądanie, bez względu na to jak wiele zmiennych zastosuje użytkownik. Użytkownik zmienia miary i wymiary i dzięki temu, może uzyskać dowolny raport, schodząc na taki poziom szczegółowości, jaki w danym momencie jest mu potrzebny.

Bieżące zarządzanie poziomem zapasów

Zdaniem dyrektor finansowej Joanny Stachowskiej dzięki Qlik firma dużo szybciej może reagować na zmiany sytuacji – produkty są specyficzne, sprzedawane w określonych porach roku. Dlatego tak ważna jest aktualna i bieżąca informacja. Informacja nie ma wartości historycznej, jest przekazywana na bieżąco. Dzięki temu działamy szybciej, reagując na specyficzne i okresowe potrzeby klientów.

Podstawa do pracy agronomów

Informacja, którą mamy „na jeden klik” to wiedza, dzięki której możemy zmotywować pracowników. Agronom nie dowiaduje się o efektach swojej pracy po upływie pół roku, gdy minął sezon i nic już nie może zrobić. Dzięki aktualnym raportom codziennie wie, ile mu brakuje do wykonania planu albo czy już go przekroczył.

Podstawa do pracy kadry zarządzającej

Jak podkreśla dyrektor finansowa – Qlik to znakomita aplikacja do zarządzania – dziś już sobie nie wyobrażam spotkania z kierownikami, na którym omawiamy towary w poszczególnych magazynach, czy wielkość należności u każdego z klientów. Oni mają być menedżerami, a do tego niezbędne są właśnie bieżące informacje. Firma rośnie tak szybko właśnie dlatego, że ludzie mają dostęp do informacji i sami są w stanie podejmować właściwe decyzje. Daje to również pozytywny impuls do zdrowej rywalizacji o lepsze wyniki. Qlik pozwolił również na to, aby wszyscy mieli równe szanse.